Stor opgave med BI system

På forhånd havde jeg forventet en vanskelig og kompliceret opgave, da jeg for et halvt års tid siden blev hyret som interim manager til maksimalt seks måneders indsats i et landsdækkende distributionsfirma, som primært distribuerer pakker. Virksomheden havde faktisk en pæn omsætning og masser af faste kunder, og på den baggrund var ejerne – repræsenteret ved aktieselskabets bestyrelse – ikke tilfreds med nettoindtjeningen, som bestyrelsen mente burde være højere i betragtning af den store omsætning.

Virksomhedens ledelse havde i et par år haft vanskeligt ved at finde det ømme punkt, og man mente ikke, at man bare kunne skrue op for priserne, for det ville uvægerligt medføre tab af kunder til konkurrenterne.

Derfor blev det min opgave at komme med friske øjne og om muligt finde en løsning, så virksomheden kunne øge sin indtjening målt i procent af omsætningen. Jeg brugte det første par uger til at sætte mig grundigt ind i arbejdsgangene, og det blev ret hurtigt klart for mig, at virksomheden ganske enkelt var for løntung. Derfor begyndte jeg at se på mulighederne for at begrænse antallet af ansatte. Umiddelbart så det vanskeligt ud, for de mange ansatte i virksomhedens centrale terminal gav umiddelbart indtryk af at have travlt og udføre et godt stykke arbejde.

Problemet var heller ikke, at virksomheden havde forsømt at automatiserede handlingen af pakker, ligesom styringen via en række edb-systemer så ud til at være meget moderne. Men så gik det op for mig, at netop it-siden ikke var optimal. De mange medarbejdere i terminalen sad ved deres computeren og koblede manuelt de forskellige data sammen til en hensigtsmæssig løsning, så de rigtige pakker blev kombineret med de rigtige biler på ruterne.

Her var muligheden, blev jeg klar over, for virksomheden havde aldrig interesseret sig for at koble de forskellige it-systemer sammen via en Targit Business Intelligence (se mere her: http://www.targit.com/) løsning. Og det på trods af, at den type virksomhed med mange biler, selvstændige vognmænd, terminaler rundt om i landet og adskillige tusinde pakker, der skulle distribueres ud hver dag, var et oplagt sted at anvende et BI-system.

Jeg havde fra mine tidligere opgaver et ganske godt kendskab til de moderne løsninger, som Business Intelligence kan tilbyde, så jeg kontaktede en leverandør, som jeg tidligere har arbejdet sammen med om den type opgaver.

I fællesskab fik vi over nogle uger strikket den rigtige løsning sammen. Den ville indebære en forholdsvis stor investering, men vores beregninger viste, at virksomheden i kraft af denne BI-løsning kunne spare godt og vel 20 medarbejdere, så udgiften til at indføre Business Intelligence ville tjene sig selv hjem på mindre end et år.

Jeg forelagde projektet for aktieselskabets bestyrelse, som helt naturligt var indstillet på at vælge denne løsning. Bestyrelsesformanden fortalte mig i øvrigt, at man havde fået mulighed for at opkøbe en af virksomhedens mindre konkurrenter, men man havde de seneste dage været meget i tvivl om, hvorvidt det ville være rentabelt. Med den skitserede BI-løsning var han nu sikker på, at et opkøb ville være en givtig forretning, så jeg fik mange roser for min indsats.