Det var en god aftale, jeg i sidste uge indgik med en af leverandørerne af varer til min specialforretning for stort set alt indenfor elektronik. Der var tale om en leverandør af batterier af næsten enhver art, som vi har en ganske god omsætning af i butikken, fordi vi også fører de mere sjældne og specielle batterier, som man ikke lige finder på reolerne i supermarkedet.
Priser og servicebedringer
Aftalen var ganske almindeligt fornuftig med hensyn til de priser, jeg skal betale for batterierne, for på det punkt var der reelt ikke tale om ændringer i forhold til den hidtidige aftale, jeg havde med den samme leverandør. Det var altså ikke en prisnedsættelse, der var hovedposten i forhandlingerne.
Derimod tilbød salgschefen fra firmaet at yde en markant bedre service i forhold til leverancerne til min forretning. Han præsenterede det således: “Vi har præcis viden om, hvor mange batterier af de forskellige typer, en forretning som din kan afsætte, så du kan slippe for i fremtiden selv at holde øje med dit lager af batterier og bestille nye hjem fra os.”
Fra manuel lagerkontrol til leverandørstyrt lager
Jeg kunne altså med andre ord glemme alt om lagerstyring hvad angår batterier, og det indebærer faktisk en mærkbar arbejdsbesparelse for mig. Hidtil har det været sådan, at jeg hver eneste dag efter lukketid har måttet tælle op på hylderne for at sikre mig, at mit lager af batterier nu også var tilstrækkeligt til at klare efterspørgselen.
Det har nok ikke taget mere end et kvarters tid at gøre det, og umiddelbart virker det måske som småpjat – et kvarter hver dag. Men når man tænker det ned på måneds- og årsbasis, løber det alligevel op i betydeligt tid. Et kvarter dagligt betyder omkring to timer pr. uge og godt ti timer om måneden. Det er tid, jeg nu kan bruge på andre aspekter af forretningen.
Hvordan leverandørstyrt lagerstyring fungerer i praksis
Systemet, som jeg har indgået aftale om, bygger på, at leverandøren har adgang til data om min historiske omsætning af forskellige batterityper. Baseret på denne viden kan han forudsige mit behov med rimelig sikkerhed. I stedet for at jeg selv skal holde øje med lagerniveauerne og afgive bestillinger, overtager leverandøren denne opgave. Han leverer batterier i den mængde og hyppighed, som hans analyser viser, jeg har brug for.
Det betyder konkret, at jeg ikke længere skal bekymre mig om, at jeg løber tør for populære batterityper, fordi leverandøren proaktivt sørger for genopfyldning. Samtidig reduceres min risiko for at have bundet for meget kapital i usolicerede lagerbeholdninger, der ikke bliver solgt hurtigt nok. Det er en win-win situation: leverandøren sikrer sig en mere forudsigelig afsætning, og jeg får frigivet både tid og lagerplads.
Troens rolle i aftaler om lagerstyring
Selvfølgelig kræver en sådan ordning stor tillid mellem mig og leverandøren. Jeg må være sikker på, at han ikke overleverer unødvendige beholdninger bare for at få mig til at købe mere, og han skal kunne stole på, at jeg rapporterer sandfærdigt om mit salg og lagerdata. Transparent kommunikation og regelmæssig dialog er derfor vigtige elementer i at få en sådan aftale til at fungere.
For mindre specialforretninger som min er denne type aftale særdeles attraktiv. Vi mangler ofte ressourcerne til avancerede lagerstyringssystemer og sofistikerede prognoser, som større kæder kan tillade sig. Ved at outsource denne opgave til en leverandør, der har det som forretning at kunne forudsige behov på tværs af mange små forretninger, får vi adgang til en service, der ellers ville være uoverkommeligt dyr og kompleks at implementere selv.
Resultatet
Alt i alt ser jeg frem til at arbejde efter denne nye ordning. Det betyder mindre administrative arbejde med daglige optællinger, mindre risiko for lagerbinding og mere fokus på kundeservice og øvrige dele af butiksdriften. Det er præcis den slags bedre samarbejde, som gør en forretning mere rentabel uden at det nødvendigvis skal ske gennem pristilbud.
