Det er et spændende job, du har. Du hjælper forskellige organisationer eller virksomheder med at arrangere deres møder. Og møder, det kan være alt lige fra en stor konference for mere end 200 mennesker, til at du sørger for at et lille lukket møde mellem 3 personer kan blive rammet ind i de helt rigtige omgivelser. Det kan også være sådan noget med, at du sørger for at organisationen kan være sikker på, at de kan afholde den serie af kurser, som de har planlagt for deres medarbejdere. Eller deres betalende kursister.
Smukke omgivelser ønskes
De fleste af dine kunder vil gerne have, at deres møder afholdes i smukke, moderne og lyse faciliteter, der også ligger tæt på naturen. Der skal jo holdes pauser under møderne, og der er mange mødedeltagere, som gerne vil have iltet hjernen i pauserne. En gåtur langs stranden eller i skoven er derfor værdsat. Du har set, at når mødedeltagerne evaluerer hele mødet og dets faciliteter, så bliver adgangen til naturområder altid fremhævet som noget meget positivt.
Du har derfor brug for at udvide dit netværk af hoteller, firmaer og særlige event-arrangører, som tilbyder gode mødefaciliteter. Sådan en udvidelse vil styrke dit eget lille firma. Der kan nemlig godt ske det, at du lige pludselig får en hasteopgave (Nogle af de store organisationer, du samarbejder med, er nemlig ikke så gode til altid at huske at planlægge, hvornår de skal holde møderne.), og derfor vil det være super, hvis du kan etablere et godt samarbejde med andre event-managers.
Hvilke mødefaciliteter findes der?
Lige nu er du ved at lave en undersøgelse over, hvad der findes af mødefaciliteter på Sjælland her. Du ved, at der findes mange steder på Sjælland, der er populære – og hvor du (din kunde) kan leje de bedste faciliteter. Lige fra store auditorier til konferencer, til små lokaler, hvor nye samarbejder kan blive etableret imellem mødedeltagerne.
Du har da også fundet adskillige smukke steder, der har virkeligt gode mødefaciliteter på Sjælland. Dit problem er dog, at du ikke kan se, at de har mulighed for også at sørge for, at der vil være gode muligheder for at møderne kan ske med simultantolkning. Og det er bestemt et krav. Mange af møderne, som du står som arrangør for, er nemlig internationale møder, hvor deltagerne kommer fra hele verden. Så det her med, at der skal tolkes imellem hver sætning, der bliver sagt, er ikke den bedste løsning. Det er tidsspilde. Simultantolkning nødvendigt. Booths til tolkning skal derfor være til stede – eller i det mindste kunne opsættes nemt, så tolkene kan udføre deres arbejde.
Det helt perfekte sted
Der er dog et sted, hvor de taler om at mødefaciliteterne, de har, er fleksible: Der kan flyttes rundt på møblementet, og derfor kan der også laves plads til tolkenes midlertidige booths. Du skriver til stedet, for at høre, om det specifikke sted med mødefaciliteter på Sjælland – nemlig Nordsjællands Konferencecenter, har erfaring med installering af midlertidige tolkebokse. Svarer de ja, så vil du lave en aftale med dem om at de får bestilling fra dig på at de skal hjælpe dig med at arrangere mindst 6 internationale møder i løbet af de kommende 12 måneder.